Применение моделей бизнес-процессов и инструментов построения социальных сетей для оптимизации рассадки персонала Центра интегрированных операций

Один из уроков, извлеченных из более чем 20-летней истории применения интегрированных операций в нефтегазовой отрасли, заключается в том, что правильный выбор планировки этажа и расположения мест для персонала может стать неожиданным фактором успеха и потенциально принести значительную дополнительную ценность. В то же время, ожидаемая культура сотрудничества может стагнировать и даже деградировать из-за неудачного дизайна этажа или размещения необходимого высококвалифицированного персонала в неподходящих местах.

В этой статье мы поделимся нашим собственным опытом применения подхода к управлению бизнес-процессами, а также инструментом построения социальных сетей, чтобы обеспечить дополнительный взгляд на задачу рассадки офисного персонала и сделать ее более прозрачной и гибкой. Наша область знаний сосредоточена на организации Центров интегрированных операций для нефтегазовой отрасли, и мы уверены, что межфункциональная среда совместной работы - лучшее место для достижения дополнительной ценности за счет размещения нужных людей в нужных местах, чтобы “принимать правильные решения в нужное время”. Несмотря на то, что мы используем примеры из нефтегазовой отрасли, тот же подход может быть применен к другим отраслям и расширен за пределы подразделений, работающих в кросс-функциональном режиме.

Бизнес-процессы и матрица RACI

Формализация бизнес-процессов и функций в нефтегазовой отрасли является распространенной практикой. Очевидно, что компании для этого используют разные методы. Однако наиболее распространенным решением, которое мы встречаем в наших проектах, является использование ARIS, который позволяет пользователю визуально представлять бизнес-процессы с уровнем детализации для каждой бизнес-функции:

Рисунок 1. Пример представления бизнес-функции, нотация EPC

Согласно вышеупомянутому подходу, любая функция характеризуется:

• Входящими документами;

• Исходящими документами (как результат);

• Используемыми информационными системами;

• Ответственностью (которые важны для целей данной статьи).

Часто мы видим, что используется только связь для роли Исполнителя. Однако мы рекомендуем использовать связи для описания ролей Согласующих, Утверждающих и Предоставляющих информацию для возможности получить матрицу RACI из модели бизнес-процесса:

Рисунок 2. Пример Матрицы RACI

Для матрицы RACI необязательно иметь модель бизнес-процессов, однако, на наш взгляд, без четкого визуального представления процесса, ее гораздо более трудоемко поддерживать в актуальном состоянии. Кроме того, связи в модели могут быть расширены дополнительными атрибутами, такими как трудоемкость и периодичность выполнения:

Рисунок 3. Атрибут связи бизнес-функции

Это позволяет расширить матрицу RACI, получить не только информацию об обязанностях, но и планируемые трудозатраты и понять приоритеты процессов по каждой должности:

Рисунок 4. Пример Матрицы RACI с дополнительными атрибутами

Рисунок 5. Плановые трудозатраты по должности

Матрица взаимодействия

Обязанности, рабочее время и приоритеты — это один из результатов матрицы RACI, который также позволяет измерить важность сотрудничества для каждой пары специалистов, для каждой функции. Например, для функции, представленной на рисунке 4: инженер-механик является исполнителем, ему предоставляют поддержку инженер по интегрированному планированию и инженер по интегрированному моделированию:

Рисунок 6. Измерение уровня взаимодействия

В результате, рассматривая целостную группу функций, это позволяет разработать Матрицу взаимодействия и получить понимание важности сотрудничества между каждой парой специалистов:

Рисунок 7. Пример Матрицы взаимодействия

В приведенном примере матрица включает 30 специалистов, показатель важности сотрудничества варьируется от 0 до 100%.

Матрицу взаимодействия можно представить в визуальном формате, мы предпочитаем использовать для этого Social Network Visualizer:

Рисунок 8. Визуальное представление Матрицы взаимодействия

На первый взгляд схема может показаться сложной. Тем не менее, это позволяет пользователю получить полную картину связей сотрудничества в рабочей среде.

Необходимо отметить, что Матрица взаимодействия может быть построена без описания процессов и Матрицы RACI. Тем не менее, мы считаем, что это полезный инструмент для двойной проверки того, что ничего важного не забыто, и решение подтверждается измеренными данными.

Оптимизация посадочных мест

Подготовленную схему социальных сетей можно нанести на план этажа, чтобы получить представление о том, как специалисты будут сотрудничать. Принимая во внимание физические ограничения (стены, двери, коридоры), получаем визуальный инструмент для оптимизации расположения рабочих мест:

Рисунок 9. Первоначальное расположение рабочих мест

Рисунок 10. Оптимизированное расположение рабочих мест на основе кластеров

Жизнь всегда сложнее, чем упрощенные математические модели, и связана с множеством ограничений (как можно видеть, имеющийся дизайн-проект этажа - не лучший вариант для среды совместной работы), однако инструменты, описанные в статье, могут помочь достичь дополнительной ценности или, по крайней мере, минимизировать негативное влияние существующих ограничений.

Выводы

• Выбор правильной планировки этажа и расположения рабочих мест для персонала может стать фактором успеха и принести дополнительную ценность.

• Ожидаемая культура взаимодействия может ухудшиться или даже может быть не достигнута из-за неудачного дизайна помещения или размещения высококвалифицированного персонала в неправильных местах.

• Методологии и инструменты управления бизнес-процессами, применяемые в отрасли, могут предоставить практически все необходимые данные для понимания связей сотрудничества и их важности для каждой должности.

• Инструменты построения и анализа социальных сетей также могут принести значительную ценность на этапе проектирования ЦИО или свести к минимуму негативное влияние ограничений существующего помещения.

 

Спасибо за внимание! Мы будем рады Вашим вопросам и комментариям по электронной почте info@nafta-e.com